에버노트는 손쉽게 메모를 할 수 있고, 자료 스크랩을 할 수 있어 스마트폰과 컴퓨터에서 유용하게 활용할 수 있습니다. 그러나 너무 무분별한 기록은 오히려 에버노트 사용을 불편하게 하고, 수집된 자료도 제대로 활용할 수 없게 만들어 버립니다. 수집된 자료는 가치있게 사용해야 하고, 꼭 필요한 부분에 적용할 수 있도록 해야 합니다. 그 방법에 대해 간단히 정리해보면 이렇습니다.
노트북과 태그는 가능한 한 적게 만든다.
노트북은 최대 250개, 태그는 10,000개까지 만들 수 있습니다. 하지만 너무 많은 수의 노트북은 자료 입력 시 미리 구분해 넣어야 하는 불편이 있습니다. 결국, 시간이 지나면 귀찮아져서 아무 노트북에나 노트를 넣게 되는 현상이 발생합니다. 특히 스마트폰에서 작업할 때 일일이 노트북을 찾아서 입력하기는 불편하므로 노트북 숫자는 가능한 구분하기 쉽고 최소한으로 만들어야 합니다. 스택 작업과 같이할 경우는 구분을 명확히 해야 더 빠른 노트 작성이 가능합니다.
마찬가지로 하나의 노트에 태그를 넣을 경우도 2~3개 정도가 적당합니다. 하나의 노트에 너무 많은 태그를 입력하는 것은 불편할뿐더러 자료의 가치도 무의미해지고 차후 필요한 자료를 찾는 것도 어려워집니다. 노트북과 태그는 둘의 장점을 같이 살려서 적용하는 것이 좋습니다.
무조건 수집하기보다 필요한 자료만 수집한다.
처음부터 어떤 자료가 유용한지는 알 수 없습니다. 시간이 지나 자료가 쌓이고 그 자료를 하나씩 활용하다 보면 비로소 중요한 자료를 구분할 수 있는 안목이 생깁니다. 일정량의 정보가 쌓였다면 이제는 글쓰기 작업이나, 회사에 필요한 내용을 정리해서 제공한다든가, 공부를 한다면 관련 분야를 정리한다든가 하는 등 저장한 자료의 활용을 위한 다양한 시도를 해야 합니다. 먼저, 우선 원하는 자료를 수집하고, 그리고 일정량의 자료가 쌓이면 분류할 때가 생깁니다. 필자의 경험상 약 100개 이상일 때부터 자료 분류의 필요성이 갖습니다. 그러면 수집된 자료에 대해 업무, 취미 등 주제를 구분하고 노트북과 태그를 생성합니다. 이렇게 활용을 고려하여 자료를 정리하게 되면 이제부터는 모든 자료를 수집하는 것이 아니라 자신에게 필요한 자료를 찾아 수집할 수 있는 노하우가 생기게 됩니다.
유사한 주제는 노트 합치기를 합니다.
작업하다 보면 비슷한 노트를 계속해서 생성하게 됩니다. 이렇다 보면 어떤 것이 최종본인지도 알 수 없을뿐더러 중복성이 있어서 찾는데 혼란만 야기 시킵니다. 이런 경우라면 가능한 하나의 노트로 합치기 작업을 통해 작업을 하는 것이 좋으며, 어렵다면 노트링크를 통해 노트 목록화 작업으로 구분해 놓고 정리하는 것이 좋습니다. 주로 프로젝트라면 노트합치기와 노트링크를 적절하게 활용하는 것이 좋고, 영수증의 경우는 월별로 묶는 것이 좋습니다. 정기적으로 검색을 통해 체크 해보면 더욱 좋습니다.
혜민아빠의 에버노트 사용팁
아이디어는 잊기 전에 기록합니다.
생각나는 아이디어가 있다해도 바로 기록하지 않으면 다시 기억하기는 어렵습니다. 그걸 붙잡는 방법은 역시 생각날 때 바로 적는 것입니다. 이런 기록에는 대 략 30초 정도가 소요되며, 에버노트는 항상 우리 가까이 있기에 이런 순간의 아이디어를 잊어버리지 않도록 도와줍니다.
중요한 자료는 “왜?”를 적어서 저장합니다.
수집한다고 모두 자료는 아닙니다. 내가 필요한 자료로 만들어야 제대로 된 자료입니다. 왜 기록을 했는지에 대한 추가적인 설명이 있어야 그 정보의 가치를 높여주고 제대로 활용할 수 있게 해줍니다. 메모를 통한 기록 외에 웹 스크랩도 자료 수집의 한 방식인데, 이럴 때 수집된 자료에 대해서 간략한 내용이나 의미있는 태그를 넣어 둔다면 나중에 ‘왜’ 이 자료가 필요했는지 쉽게 알 수 있습니다.
항상 활용 방안을 고려하여 자료를 수집하고 정리합니다.
쌓아둔 자료들은 언젠가는 활용될 것이라 생각하지만, 실제 제대로 사용할 확률은 높지 않습니다. 왜냐하면 필요할 때는 또 다시 처음부터 검색을 통해 자료를 찾기 때문입니다. 그래서 수집된 자료에 대해서 적절한 활용 방안을 마련 하는 것이 중요합니다.
“모든 자료는 한 곳에 모아야 활용도가 높습니다.”
지금까지 기존의 컴퓨터 환경에서 자료 수집을 하는 프로세스를 살펴보면, 폴더 단위로 자료를 구분하고 다양한 포맷으로 저장 하다 보니 자료를 살펴보거나 내용을 확인하기 위해 각각의 응용 프로그램 을 열어야 하는 등 사용이 쉽지 않았습니다. 또한 자료가 리스트 기반으로 되어 있기 때문에 검색을 위해 탐색기나 데스크탑 구글서치 엔진을 설치해야만 좀 더 상세한 자료를 얻을 수 있었습니다. 게다가 이렇게 모아둔 자료도 컴퓨터 환경을 벗어나면 찾기가 힘들어 USB 등 보조저장장치에 필요한 자료를 담아 가지고 다녀야만 했습니다.
에버노트는 이런 모든 어려움을 한번에 해결해 줍니다. 우선 다양한 포맷의 자 료를 넣어둘 수 있고, 이미지나 PDF 안의 내용까지 검색할 수 있으며, 저장 해둔 컴퓨터가 아니어도 언제 어디서나 동일한 내용을 검색하고 편집까지 가능하도록 제공해줍니다.”
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